Condizioni di trattamento dei dati

1. Ruoli — chi è responsabile di cosa

Le presenti condizioni costituiscono un allegato integrante dei Termini di servizio e si applicano a ogni cliente che utilizza Tecrübe, indipendentemente da una sottoscrizione separata.

Parti: il cliente che utilizza il servizio («tu») e Hero Invest Ltd («Tecrübe»), 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom · Paese di registrazione: Regno Unito (Inghilterra e Galles) · Numero di società: 14955675. La persona giuridica che assume gli obblighi del responsabile del trattamento è Hero Invest Ltd; nelle presenti condizioni «Tecrübe» indica tale società.

DATI DEL CLIENTE (i dati dei tuoi clienti: elenchi di contatti, messaggi in arrivo, registrazioni di conversione): qui sei tu il titolare del trattamento e Tecrübe è il responsabile del trattamento. Decidi tu cosa raccogliere, su quale base giuridica trattarlo e cosa comunicare a chi; Tecrübe tratta i dati solo su tue istruzioni.

DATI DELL’ACCOUNT (nomi, e-mail, registri di sessione e dati di fatturazione tuoi e del tuo team): qui Tecrübe è il titolare del trattamento e si applica l’Informativa sulla privacy. La distinzione è importante: un solo prodotto, due ruoli giuridici, e i tuoi diritti variano a seconda dei dati in questione.

Tecrübe non utilizza mai i Dati del cliente per finalità proprie — sviluppo del prodotto, addestramento di modelli, marketing. Non esistono eccezioni; se ce ne fossero, sarebbero indicate qui.

2. Oggetto, durata, natura e finalità del trattamento

Oggetto: fornitura del servizio Tecrübe. Durata: per tutta la durata del tuo abbonamento, più il periodo di restituzione/cancellazione di cui alla sezione 10.

Attività di trattamento: conservazione, organizzazione, consultazione, trasmissione (alle piattaforme che colleghi), cancellazione e generazione di testo con modelli di IA.

Categorie di dati: dati di contatto (nome, e-mail, telefono), contenuto dei messaggi, dati comportamentali e di conversione, nonché gli elenchi e i contenuti che carichi.

Categorie di interessati: i tuoi clienti, i potenziali clienti, le persone che ti inviano messaggi e i membri del tuo team.

Categorie particolari di dati: il servizio non è progettato per trattarle. Se le carichi, le tutele aggiuntive e gli obblighi di consenso esplicito sono a tuo carico.

3. Trattamento su istruzioni

Tecrübe tratta i Dati del cliente esclusivamente su tue istruzioni documentate. L’utilizzo del servizio — avviare una campagna, caricare un elenco, attivare un’automazione — costituisce tale istruzione.

Se riteniamo che un’istruzione violi la normativa applicabile, te ne informeremo e potremo sospenderne l’esecuzione.

Se la legge impone un trattamento (un provvedimento giudiziario, una richiesta amministrativa) e la comunicazione non è vietata, te ne informiamo prima del trattamento.

4. Riservatezza e sicurezza

Chiunque abbia accesso ai Dati del cliente è vincolato alla riservatezza, e l’accesso è limitato all’ambito più ristretto richiesto dall’attività.

Misure tecniche adottate: cifratura in transito e a riposo, isolamento dei tenant applicato a livello di database tramite row-level security, hashing delle password con argon2id, segreti dei fornitori cifrati con una chiave separata, accesso basato sui ruoli e registrazione di audit di ogni azione privilegiata.

Misure organizzative: gli accessi del personale vengono registrati; la visualizzazione di un tenant da parte del supporto è segnalata da un banner visibile sia a chi visualizza sia al tenant; backup regolari con prove di ripristino.

Queste misure possono cambiare nel tempo; una modifica non può ridurre il livello di sicurezza.

5. Sub-responsabili del trattamento

Tecrübe si avvale di sub-responsabili per fornire il servizio. L’elenco aggiornato — chi sono, per quale finalità e in quale paese — è pubblicato nominativamente nella sezione 9 dell’Informativa sulla privacy.

I nuovi sub-responsabili vengono annunciati tramite avviso nel prodotto. Se ti opponi per motivi ragionevoli, valuteremo la tua obiezione; se non può essere risolta, puoi recedere senza penali e ricevere il rimborso del periodo non utilizzato.

Ogni sub-responsabile è vincolato da un contratto con obblighi equivalenti a quelli delle presenti condizioni. Tecrübe resta responsabile degli atti di un sub-responsabile come dei propri.

I dati inviati ai fornitori di IA sono limitati a quanto richiesto dall’attività: profilo del brand, contesto della campagna e, quando viene richiesta una bozza di risposta, il testo del messaggio interessato. Nomi, numeri di telefono e indirizzi e-mail dei clienti — compresi quelli presenti nel testo del messaggio — vengono mascherati prima dell’invio (ad es. «Cliente #ab12cd», «+90 5 * **12»). Questi fornitori (OpenAI e, ove utilizzato, Anthropic) si trovano negli Stati Uniti; il trasferimento avviene con le garanzie di cui alla sezione 6.

6. Trasferimenti internazionali

Alcuni sub-responsabili si trovano al di fuori del Regno Unito, dello Spazio economico europeo e della Türkiye (in particolare fornitori di IA e piattaforme pubblicitarie). I trasferimenti avvengono ai sensi dello UK GDPR, del capo V del GDPR e dell’articolo 9 della KVKK, sulla base, a seconda dei casi, di clausole contrattuali standard (con l’UK International Data Transfer Addendum), di una decisione di adeguatezza o del consenso esplicito.

Il paese in cui ciascun sub-responsabile tratta i dati è indicato accanto a ogni voce dell’elenco nell’Informativa sulla privacy.

7. Richieste degli interessati e assistenza nei tuoi confronti

Se un interessato contatta direttamente Tecrübe, non rispondiamo per tuo conto — lo indirizziamo a te, poiché sei tu il titolare del trattamento di quei dati.

Gli strumenti necessari per soddisfare le richieste di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità sono nel prodotto: in Impostazioni › Sicurezza › «Scarica i miei dati» è possibile scaricare una copia leggibile da dispositivo automatico in formato ZIP (al massimo 3 volte in 24 ore), e le richieste di cancellazione vengono completate entro 30 giorni. Se gli strumenti non bastano, forniamo un’assistenza tecnica ragionevole.

Se devi effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (articolo 35), forniamo in misura ragionevole le informazioni in nostro possesso.

8. Notifica delle violazioni

Ti notifichiamo una violazione di sicurezza che riguarda i Dati del cliente senza ingiustificato ritardo ed entro 24 ore al più tardi dal momento in cui ne veniamo a conoscenza. Questo termine è volutamente breve, affinché tu possa rispettare il tuo obbligo di notifica entro 72 ore.

La notifica comprende: la natura della violazione, le categorie di dati e il numero approssimativo di registrazioni interessate, le probabili conseguenze, le misure adottate e previste e un punto di contatto.

Se al momento della prima notifica non tutto è noto, le informazioni mancanti seguono senza indugio; attendere non sostituisce la notifica.

9. Audit

Su richiesta, forniamo le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto delle presenti condizioni.

Una volta all’anno, con ragionevole preavviso e durante l’orario lavorativo, puoi effettuare un audit tramite un revisore vincolato alla riservatezza. L’audit non può comportare l’accesso ai dati di altri clienti e viene svolto in modo da non compromettere il servizio.

10. Restituzione e cancellazione al termine

Alla scadenza del tuo abbonamento, i Dati del cliente restano esportabili per trenta giorni; in questo periodo puoi scaricarli dal pannello.

Al termine dei trenta giorni i dati vengono cancellati. La cancellazione è irreversibile ed è preannunciata via e-mail con sette giorni di anticipo.

Le copie nei backup scadono con il ciclo di backup (al massimo novanta giorni); durante tale periodo restano cifrate e inaccessibili.

Le registrazioni che la legge ci impone di conservare (fatture, registro di audit) sono conservate per il periodo previsto dalla legge e trattate solo per tale finalità.