Warunki przetwarzania danych

1. Role — kto za co odpowiada

Niniejsze warunki stanowią integralny załącznik do Warunków korzystania z usługi i obowiązują każdego klienta korzystającego z Tecrübe, niezależnie od tego, czy zostały odrębnie podpisane.

Strony: klient korzystający z usługi („Ty”) oraz Hero Invest Ltd („Tecrübe”), 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom · Kraj rejestracji: Wielka Brytania (Anglia i Walia) · Numer spółki: 14955675. Osobą prawną przyjmującą obowiązki podmiotu przetwarzającego jest Hero Invest Ltd; „Tecrübe” w niniejszych warunkach oznacza tę spółkę.

DANE KLIENTA (dane Twoich własnych klientów: listy kontaktów, wiadomości przychodzące, zapisy konwersji): tutaj to Ty jesteś administratorem, a Tecrübe podmiotem przetwarzającym. Ty decydujesz, co zbierasz, na jakiej podstawie prawnej to przetwarzasz i co komu przekazujesz; Tecrübe przetwarza dane wyłącznie na Twoje polecenie.

DANE KONTA (imiona i nazwiska, adresy e-mail, zapisy sesji i dane rozliczeniowe Twoje i Twojego zespołu): tutaj administratorem jest Tecrübe i obowiązuje Polityka prywatności. To rozróżnienie ma znaczenie: jeden produkt, dwie role prawne, a Twoje prawa zależą od tego, o jakie dane chodzi.

Tecrübe nigdy nie wykorzystuje Danych klienta do własnych celów — rozwoju produktu, trenowania modeli ani marketingu. Nie ma od tego wyjątku; gdyby istniał, byłby tu zapisany.

2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania

Przedmiot: świadczenie usługi Tecrübe. Czas trwania: przez okres obowiązywania Twojej subskrypcji oraz okres zwrotu/usunięcia określony w sekcji 10.

Czynności przetwarzania: przechowywanie, porządkowanie, pobieranie, przekazywanie (do połączonych przez Ciebie platform), usuwanie oraz generowanie tekstu za pomocą modeli AI.

Kategorie danych: dane kontaktowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon), treść wiadomości, dane behawioralne i dotyczące konwersji oraz przesyłane przez Ciebie listy i treści.

Kategorie osób, których dane dotyczą: Twoi klienci, potencjalni klienci, osoby wysyłające Ci wiadomości oraz członkowie Twojego zespołu.

Szczególne kategorie danych: usługa nie jest przeznaczona do ich przetwarzania. Jeśli je wgrasz, dodatkowe zabezpieczenia i obowiązek uzyskania wyraźnej zgody spoczywają na Tobie.

3. Przetwarzanie na polecenie

Tecrübe przetwarza Dane klienta wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie. Korzystanie z usługi — uruchomienie kampanii, wgranie listy, włączenie automatyzacji — stanowi takie polecenie.

Jeśli uznamy, że polecenie narusza obowiązujące przepisy, poinformujemy Cię o tym i możemy wstrzymać jego wykonywanie.

Jeśli przepisy zobowiązują nas do przetwarzania (orzeczenie sądu, żądanie organu administracji), a powiadomienie nie jest zakazane, informujemy Cię przed rozpoczęciem przetwarzania.

4. Poufność i bezpieczeństwo

Każda osoba mająca dostęp do Danych klienta jest zobowiązana do zachowania poufności, a dostęp jest ograniczony do najwęższego zakresu wymaganego przez wykonywane zadania.

Stosowane środki techniczne: szyfrowanie podczas przesyłania i w spoczynku, izolacja najemców wymuszana na poziomie bazy danych za pomocą zabezpieczeń na poziomie wierszy, haszowanie haseł algorytmem argon2id, sekrety dostawców szyfrowane osobnym kluczem, dostęp oparty na rolach oraz zapis audytowy każdej czynności uprzywilejowanej.

Środki organizacyjne: dostęp personelu jest rejestrowany; widok wsparcia dla danego najemcy jest oznaczony banerem widocznym zarówno dla osoby przeglądającej, jak i dla najemcy; regularne kopie zapasowe z ćwiczeniami odtwarzania.

Środki te mogą z czasem ulegać zmianie; zmiana nie może obniżyć poziomu bezpieczeństwa.

5. Dalsze podmioty przetwarzające

Tecrübe korzysta z dalszych podmiotów przetwarzających w celu świadczenia usługi. Aktualna lista — kim są, w jakim celu i w jakim kraju przetwarzają dane — jest publikowana z nazwy w sekcji 9 Polityki prywatności.

Nowe dalsze podmioty przetwarzające są ogłaszane za pomocą powiadomienia w produkcie. Jeśli wniesiesz sprzeciw z uzasadnionych powodów, rozpatrzymy go; jeśli nie da się go rozwiązać, możesz wypowiedzieć umowę bez kary i otrzymać zwrot za niewykorzystany okres.

Każdy dalszy podmiot przetwarzający jest związany umową zawierającą obowiązki równoważne niniejszym warunkom. Tecrübe odpowiada za działania dalszego podmiotu przetwarzającego jak za własne.

Dane przesyłane do dostawców AI ograniczają się do tego, czego wymaga zlecone zadanie: profil marki, kontekst kampanii oraz — gdy zamówiono szkic odpowiedzi — tekst danej wiadomości. Imiona i nazwiska, numery telefonów i adresy e-mail klientów — także te zawarte w treści wiadomości — są maskowane przed wysłaniem (np. „Klient #ab12cd”, „+90 5 * **12”). Ci dostawcy (OpenAI oraz, jeśli jest używany, Anthropic) znajdują się w USA; przekazanie odbywa się z zastosowaniem zabezpieczeń opisanych w sekcji 6.

6. Przekazywanie danych za granicę

Niektóre dalsze podmioty przetwarzające znajdują się poza Wielką Brytanią, Europejskim Obszarem Gospodarczym i Türkiye (w szczególności dostawcy AI i platformy reklamowe). Przekazywanie odbywa się na podstawie UK GDPR, rozdziału V RODO i art. 9 KVKK, w zależności od przypadku w oparciu o standardowe klauzule umowne (wraz z UK International Data Transfer Addendum), decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub wyraźną zgodę.

W jakim kraju przetwarza dane każdy dalszy podmiot przetwarzający, wskazano przy każdej pozycji listy w Polityce prywatności.

7. Żądania osób, których dane dotyczą, i pomoc dla Ciebie

Jeśli osoba, której dane dotyczą, zwróci się bezpośrednio do Tecrübe, nie odpowiadamy w Twoim imieniu — kierujemy ją do Ciebie, ponieważ to Ty jesteś administratorem tych danych.

Narzędzia potrzebne do realizacji żądań dostępu, sprostowania, usunięcia i przenoszenia danych są dostępne w produkcie: w Ustawienia › Bezpieczeństwo › „Pobierz moje dane” można pobrać kopię w formacie nadającym się do odczytu maszynowego jako plik ZIP (maksymalnie 3 razy w ciągu 24 godzin), a żądania usunięcia są realizowane w ciągu 30 dni. Gdy narzędzia nie wystarczają, zapewniamy rozsądną pomoc techniczną.

Jeśli musisz przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (art. 35), w rozsądnym zakresie udostępniamy posiadane przez nas informacje.

8. Zgłaszanie naruszeń

Powiadamiamy Cię o naruszeniu bezpieczeństwa dotyczącym Danych klienta bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia. Termin ten jest celowo krótki, abyś mógł dotrzymać własnego 72-godzinnego obowiązku zgłoszenia.

Powiadomienie zawiera: charakter naruszenia, kategorie danych i przybliżoną liczbę rekordów, których dotyczy, prawdopodobne konsekwencje, podjęte i planowane środki oraz punkt kontaktowy.

Jeśli w chwili pierwszego powiadomienia nie wszystko jest wiadome, brakujące informacje są przekazywane niezwłocznie; czekanie nie zastępuje powiadomienia.

9. Audyt

Na żądanie udostępniamy informacje niezbędne do wykazania zgodności z niniejszymi warunkami.

Raz w roku, z rozsądnym wyprzedzeniem i w godzinach pracy, możesz przeprowadzić audyt za pośrednictwem audytora zobowiązanego do zachowania poufności. Audyt nie może obejmować dostępu do danych innych klientów i jest prowadzony tak, aby nie zakłócać działania usługi.

10. Zwrot i usunięcie danych po zakończeniu umowy

Po zakończeniu subskrypcji Dane klienta pozostają dostępne do eksportu przez trzydzieści dni; w tym czasie możesz je pobrać z panelu.

Po upływie trzydziestu dni dane są usuwane. Usunięcie jest nieodwracalne i zapowiadane e-mailem z siedmiodniowym wyprzedzeniem.

Kopie w kopiach zapasowych wygasają wraz z cyklem kopii zapasowych (maksymalnie dziewięćdziesiąt dni); w tym czasie pozostają zaszyfrowane i niedostępne.

Zapisy, których przechowywania wymagają od nas przepisy (faktury, dziennik audytu), są przechowywane przez ustawowy okres i przetwarzane wyłącznie w tym celu.